Cher client,

Vous utilisez la solution Salarix d'Infodata pour la gestion de vos salaires et nous vous en remercions.

Depuis une année, l’Administration des contributions directes (ACD) a introduit le renvoi électronique des extraits de compte salaire ou pension (ECSP) des revenus provenant d'une occupation salariée, de pensions ou de rentes versés à des contribuables résidents et non résidents.

Depuis l’année d’imposition 2014, les employeurs (personnes physiques ou morales) et les caisses de pension doivent donc obligatoirement délivrer sur support électronique les ECSP à l’ACD.

L'envoi des extraits pour les revenus de l'année fiscale 2015 devra être effectué avant le 31 mars 2016

Infodata vous propose de préparer sereinement ce basculement.

Vous trouverez ci-dessous les explications de ces changements

Si vous en ressentez le besoin , Infodata vous propose une assistance exceptionnelle forfaitaire allant de la mise à jour Salarix (par télémaintenance ) à la correction des données erronées.

Il est nécessaire d'avoir installé la nouvelle version de Salarix de janvier 2016

Comment installer la mise à jour de Salarix ?

S'assurer que, dans Salarix, l'adresse du déclarant se présente maintenant de la manière suivante : (Menu Fichier > 3.Définitions de société)

• Rue
• Numéro
• Pays
• Code postal
• Localité

S'assurer que, pour chaque société, les contacts sont référencés dans l'écran additionnel.

Menu Fichier > 3. Définition société > F6-Addit > 9. Contacts

Pour chaque société, il existe 3 types de contacts :

• Le champ Contact devient Employeur
• Le champ Responsable du Personnel devient Mandataire
• Un nouveau champ Contact EDI (obligatoire) apparait. Il s'agit de la “personne capable de répondre à des questions concernant les données contenues dans le fichier”

• Source : Support des présentations du mois de juillet 2014, page 29

Les sociétés fiduciaires ne doivent pas déclarer le contact EDI comme expliqué société par société, comme expliqué ci-dessus, mais de la manière suivante :

Menu Module > A. Fiduciaire > A. Données Fiduciaires

Remplir les champs Nom et Prénom personne de contact

Dans le signalétique société, les champs Num.Id.TVA et Num.Reg.Com doivent obligatoirement être renseignés

L'objectif étant de pouvoir déclarer un extrait par pays de résidence du salarié contribuable, il est nécessaire connaitre son adresse et son pays de résidence pour chaque mois de l'année.
Ainsi, cette notion apparait dans chaque signalétique étendu de vos salariés

Signalétique étendu > F6-Addit > 1. Paramètres > Pays

Il est nécessaire de modifier le pays sur les périodes clôturées

Comment procéder ?

• Les périodes étant clôturées (les salaires ayant déjà été effectués), le signalétique étendu n'apparait qu'en visualisation et n'est pas modifiable
• Se rendre dans le menu Salarié > 7. Modification adresse
• Entrer la période à modifier
• Entrer le Salarié concerné
• Faire F3 et sélectionner le pays de résidence voulu
• Valider par F2

Illustration :

• Le salarié 0003 a vécu le mois de janvier en Belgique, les mois de février et mars en Allemagne et le reste de l'année au Luxembourg
• Il convient donc de changer les adresses de résidence pour les mois de janvier, février et mars en 2 phases : 1 pour chaque pays
• Menu Salarié > 7. Modification adresse
• Mois de janvier

• Mois de février et mars

Conséquence

• Le(s) signalétique(s) étendu(s) est(sont) modifié(s)

Les transmissions se font via le Guichet.lu par lequel une identification Luxtrust est requise.
Il est nécessaire de disposer d'un certificat Luxtrust valide

Une fois les prérequis vérifiés et validés, vous êtes prêts à effectuer la déclaration électronique de comptes salaires/pensions.

La première étape consiste à généré le document qui sera transmis à l'administration.

• Se rendre dans Salarix, menu Edit > B. Etapes salaires > F. Certificat de salaire
• Entrer votre période
• Choisir le mode d'impression Fichier XML (Choix X)
• Valider par F2
• Un message apparait pour vous informer du répertoire dans lequel a été enregistré le fichier XML

Se munir de ses identifiants et se rendre sur le portail MyGuichet du Guichet.lu

• Cliquer sur l'onglet Mes démarches
• Sélectionner sur le bouton Déposez un document complété

• Dans vos Explorateur Windows, sélectionner le fichier XML généré à l'étape 1, le glisser dans le champ GLISSER UN FICHIER ICI
  • Le nom du fichier apparait alors
  • Valider par Suivant

• Votre déclaration apparait en état Transmissible.
• Cliquer sur Transmettre pour l'envoyer

• Cliquer de nouveau sur Transmettre pour valider l'envoi

• La taille maximale d'un fichier ne peut dépasser 7MB
• Transmission d'un fichier XML ou d'un fichier XML comprimé (ZIP)
• Une archive ZIP ne peut contenir qu'un seul fichier XML
• La taille d'une archive ZIP de 7MByte correspond à la taille d'un fichier XML d'environ 50MByte

Suite au dépôt de la déclaration sur le Guichet.lu, un premier message électronique vous est envoyé pour vous informer que votre déclaration est transmise.

Suite à ça, si la déclaration passe avec succès les contrôles du guichet.lu, un mail vous est envoyé pour informer que votre démarche est en état déposé. Cela signifie que le Guichet la transmet à l'Administration des impôts.

En revanche, si le Guichet.lu détecte des erreurs, alors vous recevez un mail vous informant que votre démarche est en état “A corriger”. Se rendre alors sur le portail Guichet.lu, cliquer sur la déclaration et visualiser les erreurs envoyées par le Guichet.lu

En fonction du statut communiqué dans le mail de l'ACD (Déposé ou A corriger) :

• Se rendre dans Salarix
• Menu Module > D. Extraits électroniques
• Choisir la société et l'année, valider par Enter
• Le code de la déclaration et la date de génération apparaissent, avec le statut Transmis
• Se placer sur la champ Statut du message, faire F3 et sélectionner le statut communiqué par l'ACD
  • C : à corriger
  • D : dépose
  • A : annulé
• Valider son choix par F2

Lors de la transmission de votre fichier à l'administration, vous pourrez rencontrer 2 types d'erreurs : les erreurs syntaxiques et les erreurs sémantiques.

Il s'agit d'erreurs au niveau de la structure du fichier de déclaration : champs obligatoires non renseignés, etc…

Le contrôle se fait en instantané. En cas d'erreur, un message apparait et le fichier n'est pas accepté par l'administration.

Il s'agit d'erreurs de données de votre fichier :

• Période fiscale différente de celle attendue
• Valeur de classe d’impôt non reconnue
• Etc…

Ces erreurs, si il y en a, vous seront signalées après traitement par l'administration des impôts.
Ce retour se fera par email.

Infodata peut vous aider.
Prenez contact avec le support Infodata au 33.16.48 ou par mail à l'adresse info@infodata.lu.

Il est possible de modifier une déclaration précédemment envoyée.

Cependant, il faut savoir que tout envoi d'une déclaration rectificative annule et remplace systématiquement la précédente.