Demande d'absence

• L'utilisateur peut, à partir de cet écran, saisir ou visualiser ses demandes d'absence.

• Traitement > Congé > 1. Demande d'absence.

• Ce champ correspond à la clef de l’enregistrement.
• La touche F3-liste permet d’accéder aux différentes demandes existantes.
• Si le code saisi existe dans la table des demandes, le système affiche l’ensemble des informations de la demande. Ce code doit être numérique. Par défaut, en création, la valeur est «NEW».

Il s'agit de l'état de la demande. Cette zone n'est pas accessible par l'utilisateur.

1. Vide : La demande est ouverte mais non traitée par le responsable et/ou l'administrateur
2. Acceptée : La demande de congé a été acceptée par le responsable et/ou l'administrateur
3. Refusée : La demande de congé a été refusée par le responsable et/ou l'administrateur

• Il s'agit du numéro de la dernière demande enregistrée dans le système. Il s'agit d'un compteur incrémental.

• Champ renseigné, dans un premier temps par le responsable direct de l'utilisateur, puis par l'administrateur qui prendra la décision finale.
• Deux valeurs sont possibles (Oui ou Non).
• Ce champ n'est pas saisissable en mode utilisateur.

• Possibilité d'annuler la demande de congé de la part de l'utilisateur, même si celle-ci a été acceptée.
• Si le congé n'est pas pris, le solde des congé/récupération/congé exceptionnel retrouvera alors son niveau initial.

• Il s'agit du code du salarié concerné par la demande.
• Dans le cadre de l'utilisateur, cette zone est skippée.

• Statut du salarié suivant son signalétique.

1. Employé
2. Ouvrier

• Il s'agit de la quantité, en heure, provenant du report des congés, des congés légaux, ainsi que, des ajouts de congés saisis par le responsable et/ou l'administrateur.

• Il s'agit de la quantité, en heure, des congés déjà posés et acceptés dans l'application.

• Il s'agit de la quantité, en heure, du solde des congés (congé - congé posé)

• Il s'agit de la quantité, en heure, provenant du report des récupérations, ainsi que, des ajouts de congés saisis par le responsable et/ou l'administrateur.

• Il s'agit de la quantité, en heure, des récupérations déjà posées par l'utilisateur, et acceptées par le responsable et/ou l'administrateur dans l'application.

• Il s'agit de la quantité, en heure, du solde des récupérations (récupération - récupération posée)

• Il s'agit de la quantité, en heure, provenant du report des congés exceptionnels, ainsi que, des ajouts de congés exceptionnels saisis par le responsable et/ou l'administrateur.

• Il s'agit de la quantité, en heure, des congés exceptionnels déjà posés et acceptés dans l'application.

• Il s'agit de la quantité, en heure, du solde des congés exceptionnels (congé exceptionnel - congé exceptionnel posé)

• Il s'agit du cumul de tous les soldes (congé, récupération et congé exceptionnel)

Calcul, en jours, du solde des absences en fonction des horaires de la personne.

• Total du nombre d'heures reportées à disposition de l'utilisateur à un mois donné.

• Il s'agit du type d'absence que l'utilisateur veut poser.
• F3 possible suivant les définitions de l'administrateur.
• Généralement, l'utilisateur ne pourra saisir que ses congés, ses récupérations ainsi que ses congés exceptionnels.

• Cas du mi-temps thérapeutique : Possibilité de gérer une absence avec un pourcentage journalier d'absence.

• Ce champ permet, en cas d'absence avec pourcentage (Mi-temps thérapeutique), de déterminer si l'heure est au début ou en fin de journée.
• F3 possible sur le champ
  1. Début de journée
  2. Fin de journée

• Dans certains de type d'absence, on peut lier une demande de document ou information complémentaire que l'utilisateur doit remettre à son responsable pour la validation de l'absence.
• Exemple : Congé exceptionnel pour déménagement, l'utilisateur doit fournir un document de la commune confirmant son emmenagement.

• Il s'agit de saisir la date de début de l'absence

• Le programme proposera par défaut l'horaire de début de journée du salarié, ou s'il n'en possède pas, celui de la société.
• L'utilisateur peut modifier cette zone.

• Il s'agit de saisir la date de fin de l'absence.

• Le programme proposera par défaut l'horaire de fin de journée du salarié, ou s'il n'en possède pas, celui de la société.
• L'utilisateur peut modifier cette zone.

• Commentaire libre laissé à l'utilisateur pour décrire sa demande d'absence.

• Nombre d'heures calculées de l'absence en fonction des horaires de l'utilisateur.

• En cas de refus de l'absence de la part du responsable, ce dernier doit saisir un texte évoquant son refus.

• Ce point de menu permet la saisie d’une demande de congé, ainsi que la visualisation de l’état de cette demande (ici la demande a été acceptée par l’administrateur).
• Il permet également la visualisation du détail de celle-ci.

• Ce point de menu donne accès à l’édition de la liste de l’historique des demandes concernant le salarié présent sur la demande initiale.
• Sur cette liste, vous trouverez les informations suivantes :
  1. Le code et le nom du salarié,
  2. Le numéro de la demande,
  3. Le type de congé,
  4. Les dates et heures de début et de fin,
  5. Le nombre d’heures,
  6. L’état de la demande (acceptée ou refusée)
  7. Le total des heures par salarié.

• Ce point de menu donne accès à l’édition de la liste des congés concernant le salarié présent sur la demande initiale.
• Dans cette liste, vous trouverez les informations suivantes :
  1. L’année,
  2. Le code et le nom du salarié,
  3. Le service auquel appartient le salarié,
  4. Le nombre d’heures de report congés,
  5. Les congés légaux, congés supplémentaires, congés posés, solde congés, report congés exceptionnels, congés exceptionnels supplémentaires, congés exceptionnels posés, solde congés exceptionnel, report récupérations, récupérations supplémentaires, récupérations posées ainsi que le solde des récupérations.

• Cet écran permet la visualisation de l’état des demandes de congé (acceptées, refusées ou à confirmer).
• Celle-ci est présentée sous forme d’un tableau annuel avec un récapitulatif par type d’absence.

• Cette liste permet de visualiser les absences par service et pour toutes les personnes de la société des différentes demandes sur la même période que la demande initiale avec une fourchette de jour avant et après l’absence.
• Ceci pour éviter des conflits lorsque l’utilisateur pose congé.
• Cette fourchette de jour est paramétrable dans le programme mais uniquement par l’administrateur.

• Ce point de menu donne accès à la visualisation du signalétique du salarié.
• Cet écran vous donne les différents renseignements concernant le salarié comme son nom, le service auquel il appartient, etc.….
  
• Remarque : En tant qu’utilisateur, vous n’avez accès à aucun champ du signalétique. Pour des raisons de sécurité, les niveaux responsable et administrateur possèdent les droits pour de telles modifications

• Permet d'accéder à la GED de la demande d'absence
• Possibilité de stocker tous type de document en relation avec la demande d'absence en question

• Cet écran présente la liste des différentes personnes de la société présentes ou non, ainsi que des informations diverses les concernant, pour une journée donnée.
• Tout ceci est trié par ordre alphabétique et comme indication, le nom du service auquel appartiennent ces personnes.
• Remarque : Lorsqu’un salarié est absent, la ligne concernant ce dernier apparaîtra avec une couleur différente.

• Visualisation de la page des absences en format html

• Cette liste permet de consulter les différents suppléments pour le salarié concerné par la demande.
• Ces suppléments sont encodés par l’administrateur.
• Lors du zoom sur le supplément récupération congé, les champs ne sont pas modifiables.

• Remarque liée au type d'absence de la part de l'administrateur.

• Tableau récapitulatif des absences pour cause de maladie
• Possibilité de visualiser le détail de chaque demande :
  1. se positionner sur la demande
  2. appuyer sur le bouton “Détail”

• Suivi des modifications liées à la demande d'absence.

• Liste des destinataires qui vont recevoir la demande d'absence.

• Questions / réponses liés à la demande d'absence.

• Une fois toutes les zones de la demande d'absence remplies, il vous suffit de faire F2 - Enregistrement et le programme vous attribuera un numéro de demande d'absence.