PROJET Notes de frais |
Objet de ce document | App N2F |
Dossier | SAV 227928 |
Mots clés | Notes de frais, N2F |
Statut | |
Rédacteur
Introduction
Le module “Notes de frais” permet à un utilisateur de créer ses notes de frais sur smartphone.
Les notes de frais ainsi créées peuvent ensuite être récupérées dans le module de comptabilité “accountix”.
Paramétrages/Installations
Application Mobile
L'application fonctionne depuis le navigateur de l'utilisateur ou via une apk (android)
Android
Autres
Application Accountix
Paramétrage du module
1) Quelles informations sont nécessaires pour paramétrer le module ?
Codes TVA: les codes TVA (et les pays/devises correspondants…) que le client souhaite utiliser dans ces notes de frais.
États: les états que le client souhaite utiliser pour la validation des notes de frais (et les autorisations/actions liés à ces états).
Journal: code du journal comptable à utiliser pour centraliser les écritures générées automatiquement.
Manager/Administrateur: codes user des personnes désignées comme manager/administrateur.
Responsable: code user et email du responsable NDF.
L'administrateur a tous les droits sur les notes de frais. Le manager dispose de tous les droits sur les notes de frais des utilisateurs sur lesquels il est renseigné comme manager.Le responsable est celui qui est notifié des changements apportés aux notes de frais.
Onglet Application
Paramétrage des taux de tva et devises des différents pays qui seront affichés sur l’application mobile
Paramétrage des différents états de la note de frais avec les différents paramétrages liés :
« Modifié Note de frais » : OUI = L’utilisateur de l’application mobile peut modifier la note de frais qui a cet état.
« Prendre dans OD » : OUI = Seul les notes de frais avec cet état seront repris dans l’O.D.
« Autor. Chgt. » : OUI = La note de frais dans le backoffice accountix sera éditable sinon accessible uniquement en visualisation.
Onglet Backoffice
Journal OD : indique le journal dans lequel les notes de frais sont comptabilisées
Détail dans OD : Oui = toutes les notes de frais sont détaillées. Non = une ligne par note de frais
Etat ‘Refusé’ : Le code qui correspond à l’état «Refusé »
Etat ‘Centralisé : Le code qui correspond à l’état «Centralisé »
Etat ‘Payé’ : Le code qui correspond à l’état «Payé »
Etat après O.D. : Le code état qui sera mis dans la note de frais après l’O.D.
Utilisateur
Cet écran permet de définir les utilisateurs qui pourront accéder à l'application mobile “note de frais”.
Code utilisateur doit être une adresse mail car un mail de création de compte sera envoyé à l’utilisateur lorsque vous aurez cliqué sur le bouton“ F2 - Sauver”
Ils sont liés à des comptes auxiliaires pour les liens vers la comptabilité
Réinitialisation des mots de passe : Mail envoyé à l’utilisateur pour lui permettre de créer un nouveau mot de passe.
Pour chaque utilisateur, il faut renseigner les dossiers autorisés (ainsi que le compte auxiliaire) dans lesquels il peut créer une note de frais.
Le compte auxiliaire de l'utilisateur est simplement un compte de catégorie “auxiliaire” à créer dans le dossier comptable, et pour lequel il faudra renseigner un compte centralisateur.(à la manière des comptes clients/fournisseurs avec les comptes 4011/44111 ou les comptes 106 de l'exploitant)
Catégories Notes de Frais
GED
Saisie des notes de frais
Login
La page de Login permet à un utilisateur de s'authentifier.
Les notes de frais saisies seront liés à son utilisateur.
Le lien “Mot de passe oublié” permet à l'utilisateur de pouvoir mettre un nouveau mot de passe.
Un mail sera envoyé à l'utilisateur pour qu'il puisse réinitialiser son mot de passe.
Page Accueil
Ajouter une note de frais
Consulter mon Historique
Cette fonction permet de visualiser toutes les notes de frais déjà saisies, de connaitre leur état (Validé, refusé, payé,…) et de pouvoir modifier une note de frais dont l'état accepte la modification.
Intégration en comptabilité
Les documents enregistrés sur les smartphones sont automatiquement mis à disposition dans la comptabilité.
Saisir/Visualiser une note de frais
La note de frais sera modifiable uniquement si le paramétrage associé à cet état le permet
(cf : Colonne « Autor. Chgt. Etat dans paramétrage notes de frais
)
Recherche Note de frais. Génération O.D.
Cette fonction permet de sélectionner les fiches à traiter en fonction des critères disponibles
Attention seul les manager/administrateur peuvent consulter/générer les OD des notes de frais dans cet écran.
Voici où ajouter le code utilisateur des personnes pouvant générer les OD
Génération de l'OD
Après la génération, l'état des notes de frais liés à l'OD est centralisé.
— Dominique Thiry 21/10/2023 15:48
Attention, l'OD n'est pas encore créé. Elle est mise dans les imports en attente.
Changer état de note de frais
Champs :
Note de frais : (n° de la note de frais)
Date : date de la note de frais
Catégorie : catégorie liée à la note de frais
Libellé : Libellé saisi dans la note de frais
Montant : montant détaillé
Etat : état de la note de frais
Commentaire Refus : commentaire saisi lorsqu’il y a refus (cette information sera disponible pour l’utilisateur)
Boutons :
Importer les OD en attente
— Dominique Thiry 21/10/2023 15:49
Lorsque l’OD est générée, elle se trouve dans les imports en attente du menu Ecriture
Paiement
Lorsque le paiement est effectué (saisie dans le journal financier ou lettrage de l’écriture), l'état devient PAYE