Cher client,

Vous utilisez la solution Salarix d'Infodata pour la gestion de vos salaires et nous vous en remercions.

Comme vous devez le savoir, tous les employeurs doivent obligatoirement transmettre des extraits électroniques à partir de l'année fiscale 2014
Suite à celà, le décompte annuel exécuté par l'employeur est aboli à partir de l'année fiscale 2014.

Ces extraits devront indiquer le(s) pays de résidence du salarié (pour l'année déclarée), afin que l’administration fiscale puisse communiquer ces informations au pays de résidence

Infodata anticipe ce changement et vous aide à préparer sereinement ce basculement.

Vous trouverez ci-dessous les explications de ces changements

Il est nécessaire d'installer la nouvelle version de Salarix de janvier 2015

Pour les besoins de la déclaration électronique, Salarix va splitter l'adresse du déclarant. Elle se présentera de la manière suivante :

• Rue
• Numéro
• Pays
• Code postal
• Localité

Les contacts ne sont plus gérés dans le signalétique principal de la société mais dans un écran additionnel

Pour chaque société, il existe 3 types de contacts :

• Le champ Contact devient Employeur
• Le champ Responsable du Personnel devient Mandataire
• Un nouveau champ Contact EDI (obligatoire) apparait. Il s'agit de la “personne capable de répondre à des questions concernant les données contenues dans le fichier”

Support des présentations du mois de juillet 2014, page 29

Dans le signalétique société, les champs Num.Id.TVA et Num.Reg.Com doivent obligatoirement être renseignés

L'objectif étant de pouvoir déclarer un extrait par pays de résidence du salarié contribuable, il est nécessaire connaitre son pays de résidence pour chaque mois de l'année.
Ainsi, cette notion apparait dans chaque signalétique étendu de vos salariés

Signalétique étendu > F6-Addit > 1. Paramètres > Pays

Il est nécessaire de modifier le pays sur les périodes clôturées

Comment procéder ?

• Les périodes étant clôturées (les salaires ayant déjà été effctués), le signalétique étendu n'apparait qu'en visualisation et n'est pas modifiable
• Se rendre dans le menu Salarié > 7. Modification pays
• Entrer la période à modifier
• Entrer le Salarié concerné
• Faire F3 et sélectionner le pays de résidence voulu
• Valider par F2

Illustration :

• Le salarié 0003 a vécu le mois de janvier en Belgique, les mois de février et mars en Allemagne et le reste de l'année au Luxembourg
• Il convient donc de changer les pays de résidence pour les mois de janvier, février et mars en 2 phases : 1 pour chaque pays
• Menu Salarié > 7. Modification pays
• Mois de janvier

• Mois de février et mars

Conséquence

• Le(s) signalétique(s) étendu(s) est(sont) alors modifié(s)

Les transmissions se font via le Guichet.lu par lequel une identification Luxtrust est requise.
Il est nécessaire de disposer d'un certificat Luxtrust valide

Une fois les prérequis vérifiés et validés, vous êtes prêts à effectuer la déclaration électronique de comptes salaires/pensions.

La première étape consiste à généré le document qui sera transmis à l'administration.

• Se rendre dans Salarix, menu Edit > B. Etapes salaires > G. Certificat de salaire
• Entrer votre période
• Choisir le mode d'impression Fichier XML (Choix X)
• Valider par F2
• Un message apparait pour vous informer du répertoire dans lequel a été enregistré le fichier XML

Se munir de ses identifiants et se rendre sur le portail MyGuichet du Guichet.lu

Illustrer

Illustrer

• La taille maximale d'un fichier ne peut dépasser 7MB
• Transmission d'un fichier XML ou d'un fichier XML comprimé (ZIP)
• Une archive ZIP ne peut contenir qu'un seul fichier XML
• La taille d'une archive ZIP de 7MByte correspond à la taille d'un fichier XML d'environ 50MByte

Le statut de la démarche sur le Guichet.lu renseigne sur l'état de la transmission (transmis, à corriger, déposé)
Un message électronique est envoyé à l'adresse de contact pour chaque changement de statut.

Lors de la transmission de votre fichier à l'administration, vous pourrez rencontrer 2 types d'erreurs : les erreurs syntaxiques et les erreurs sémantiques.

Il s'agit d'erreurs au niveau de la structure du fichier de déclaration : champs obligatoires non renseignés, etc…

Le contrôle se fait en instantané. En cas d'erreur, un message apparait et le fichier n'est pas accepté par l'administration.

Il s'agit d'erreurs de données de votre fichier :

• Période fiscale différente de celle attendue
• Valeur de classe d’impôt non reconnue
• Etc…

Ces erreurs vous sont signalées après traitement par l'administration des impôts.
Ce retour se fera par email.

Infodata peut vous aider.
Prenez contact avec le support Infodata au 33.16.48 ou par mail à l'adresse info@infodata.lu.

Il est possible de modifier une déclaration précédemment envoyée.

Cependant, il faut savoir que tout envoi d'une déclaration rectificative annule et remplace systématiquement la précédente.